La comptabilité auxiliaire
Cas de la pizzeria d'en bas
La compta auxiliaire est en amont de la compta générale ; c'est elle qui dit à la compta analytique à qui imputer telle
ou telle charge et tel ou tel produit.
La compta auxiliaire du Mr d'en bas représente l'ensemble des informations sur ses clients et ses fournisseurs.
Quand un client appelle pour commander une pizza, il lui donne son adresse, son numéro de téléphone et sa commande. En traitant les informations, il peut savoir par exemple les pizzas les plus vendues par quartier ; cela lui permet de mieux connaître ses clients et de prévoir ses achats d'ingrédients. Il peut aussi s'il le souhaite utiliserle logiciel pour analyser ses besoins en matières premières, combien il achète de farine, combien de tomates, quand il faut renouveler son stock...etc...
L'ensemble des informations donne à la comptabilité générale les informations exigées par l'administration fiscale, soit en une seule ligne : Achats de matières premières soit en plusieurs lignes : Achats de farine, achats de fromage...etc...
L'administration fiscale aurait voulu uniformiser la comptabilité auxiliaire parce que s'il y a un "loup" volontaire ou involontaire, c'est de là que tout part. Mais à part s'adresser à des fous des progiciels pour analyser toutes les lignes avec Microsoft Excel, il n'y a aucun moyen pour l'expert-comptable de savoir avec certitude que ce qui est donné à la comptabilité fiscale est exact. Le commissaire aux comptes fait des contrôles croisés en demandant par exemple à Carrefour de confirmer le montant de ses ventes de farine à la pizzeria mais Carrefour peut ne pas répondre et dans tous les cas, les fraudes sont toujours possibles à ce niveau.
Cas des établissements de soins
C'est la comptabilité auxliliaire qui dit à la comptabilité générale ce que doit la sécu à chaque médecin, ce qu'elle a déjà payé et ce qui reste. C'est pour ça que les infos entrées doivent être fiables et c'est compliqué parce que le constat des mouvements d'argent avec la sécu se fait par voie électronique et par la comptabilité auxiliaire qui contient des milliers et des milliers si ce n'est pas des millions d'informations.
La comptabilité auxliliaire est devenue un véritable casse-tête chinois.
Lors de mon premier passage en 1986, j'étais comptable dans le bureau d'Annie.
Le patron qui était déjà plein à craquer formait d'autres médecins à l'endoscopie mais le volume de travail à la compta n'était pas énorme parce que la comptabilité n'était pas encore reliée au système de la sécu, la comptabilité était faite à l'ancienne, très claire, très carrée et très immédiatement compréhensible de n'importe quel glandu des Impôts.
La comptabilité d'une clinique est composée de deux sociétés comptables : la comptabilité de la clinique (médicaments, repas, hôtellerie...) et la comptabilité des médecins (honoraires que la clinique encaisse pour eux).
Je ne devais m'occuper que d'une comptabilité et Annie de l'autre. Mais comme elle était occupée avec je ne sais pas quoi, (de mémoire, elle faisait des trucs avec ce que j'appelle l'Administration parce que je ne sais pas qui sont les autorités de tutelle), j'ai assez rapidement repris les deux comptabilités.
Comme j'aime apprendre de nouvelles choses, il m'arrivait d'aider à la facturation. Et c'est comme ça que je me suis formée à la comptabilité auxiliaire qui, de mémoire, n'était pas au programme du Bac G2.
En 1986, le lien entre les deux bases Auxiliaire et Générale se faisait à la main : on passait une écriture. Et j'ai fiabilisé les montants de ces écritures comptables en instaurant un contrôle sur les remboursements de la sécu dans la base auxiliaire et de 1988 à 1996, Marghnia faisait ce contrôle tous les mois.
En 1986, on couvrait déjà à la clinique ce qui n'entrait pas dans la mission de l'expert-comptable. De ce fait, aujourd'hui, on peut dire qu'en 1988 ou 89, quand j'ai quitté la clinique pour aller vivre à Londres, j'étais comptable-contrôleur de gestion.
En 1996, je suis revenue pour remplacer Sylvie en congé maternité. C'est pour ça que j'avais le titre d'Employée administrative. Et je me suis créé mon poste pour ne pas me retrouver les bras ballants à son retour.
Quand le patron m'a demandé de faire de la comptabilité pour aider Marghnia, je ne lui ai pas répondu que ce n'était pas mon travail, je l'ai fait parce que je trouve la comptabilité d'une clinique aussi intéressante que celle d'une industrie avec en plus l'avantage du "petit" volume par rapport à une industrie comme Air Products.
Pendant longtemps, j'ai enlevé de mon CV mes deux passages à la clinique parce que je n'ai jamais su en parler aux cabinets de recrutements. Les comptables et les contrôleurs de gestion d'aujourd'hui ne font pas ce que je faisais parce que le travail a été divisé : si le cuisinier n'est pas là, on ne sert plus de glace. Je faisais à Pereire le travail de toute une équipe. Mais quand je détaille ce que je faisais, les consultants des cabinets de recrutement savent que je n'ai aucune chance de m'intégrer dans une organisation cloisonnée et comme je n'avais que le titre d'employée administrative sur mon bulletin de paie, les plus jeunes se disent que je me fous de la gueule du monde.
Si je dis par exemple que Sylvie était secrétaire administrative à la clinique, on croit que c'est une pauvre nana parce qu'aujourd'hui on dit assistante ou collaboratrice. Sylvie avait un BEP Compta et ses connaissances comptables étaient suffisantes pour confirmer que l'argent que j'ai retrouvé n'était pas juste un chiffre sur un papier.
Ajouter un commentaire